Hoy te voy a enseñar qué hago yo para organizar mi ordenador y mis archivos digitales.

Bueno, de hecho, esto puede servirte como una pequeña guía de buenas prácticas.

Porque hay veces que se nos pasa por alto que necesitamos tener un cierto orden si queremos ser capaces de localizar algo o incluso recuperar una copia de seguridad.

¿No te ha pasado que buscas un archivo, sabes que lo tienes pero no sabes en cual de las doscientas carpetas del ordenador está?

Pues vamos a ponerle remedio.

 

1. Haz limpieza en tu disco duro y memorias externas

Aquí vamos a aplicar un poco el método Konmari pero llevado a lo digital.

Rebusca todas tus memorias y discos duros externos.

¿Sabes lo que hay en ellos?

Si es así, genial, si no lo tienes muy claro, ve copiándolo todo al ordenador para revisarlo y organizarlo.

Por cierto, no te fíes en exceso de los pendrives, todo lo que tengas en ellos deberías tenerlo también en discos duros, o como se mueran será una catástrofe imposible de solucionar.

(Esta misma semana me trajeron un pendrive monísimo de un minion por si se podía recuperar y no pude hacer otra cosa que certificar su muerte…)

Bien, como en el método Konmari, revisa los archivos, mira los que ya no te valen para nada y los que tienes duplicados.

¡Y borra los que no sirvan!

 

2. Planifica el orden de tus archivos

Sin presión, sin estar delante del ordenador moviendo tus archivos.

 

Coge un boli y papel y piensa en cómo te gustaría tenerlos organizados.

Crea una estructura de directorios que te resulte sencilla de entender (y de localizar posteriormente lo que buscas).

 

Por ejemplo, pensemos que son facturas, si son las de tu casa te valdrá con una estructura:

• Año > Suministro/Gasto > Facturas ordenadas por fecha

 

Si tienes un negocio, mejor organízalo por:

• Año > Trimestre > Proveedor >Facturas ordenadas por fecha

 

¿Son copias de seguridad de trabajos para tus clientes? No te compliques, ordénalos por orden alfabético.

¿Son proyectos de manualidades? Por temática.

¿Recetas de cocina? Ordénalo como si fuese un libro de cocina, por la categoría principal.

 

3. Acostúmbrate a utilizar una estructura concreta

Pongamos que eres diseñadora, ten dentro de la carpeta del cliente una carpeta donde guardes todo lo que te mandan, otra para lo que tu le envías y otra para los trabajos finalizados con OK.

O pongamos las fotografías, yo las ordeno por sesiones, cuando termino de fotografiar hago una copia de las imágenes en una carpeta con la fecha, dentro creo una carpeta backup con todos los archivos RAW y otras tres carpetas:

• una para las fotografías que están sin procesar (o estoy en ello)
• otra para las finalizadas  pero que todavía no he enviado a las agencias (esa carpeta es temporal, cuando termino de enviarlas, muevo las fotos a la de enviadas y la borro)
• y otra para las que ya han sido enviadas.

 

4. Ordena tus archivos digitales

Ahora llega el momento de ponerte frente a la pantalla y crear todos los directorios que has pensando y organizar todos tus archivos dentro.

Si lo que vas a ordenar son documentos o fotografías, tendrás que ver sobre la marcha cómo te funciona mejor a tí misma.

Yo las fotos las tengo ordenadas por años y dentro de cada año, una carpeta con la fecha en que fueron tomadas y la temática o el viaje en cuestión, y esto veo que para las fotografías familiares funciona muy bien, pero para las de Microstock no tanto…

Así que piénsalo bien, que luego reorganizar 7000 fotografías da una pereza…

 

5. Haz copias de seguridad

Bien, ya tienes tus archivos ordenados y la estructura de directorios creada, ahora hazte una copia de seguridad.

Te recomendaría que como mínimo hagas una copia en disco duro externo (y mantengas la del ordenador) y utilices las memorias flash para copias de seguridad del día a día con los archivos que llevas ahora entre manos.

Se que es un peñazo, pero, a ser posible acostúmbrate a hacer copias semanalmente o al menos mensualmente, te ahorrarán más de un micro-infartito.