Hoy quiero darte 9 claves para mantener el orden en tus archivos digitales.
Porque, oye, está muy bien, que no usamos tanto papel (bueno para el medio ambiente) y no ocupan espacio físico (bueno para el orden visual), pero… ¿y cuándo vas a buscar algo? ¿lo encuentras?
Así que vamos a hablar sobre cómo puedes ordenar toda tu documentación digital, no sólo para tenerla guardada, sino para poder consultarla después 😉
Clave 1: El escritorio de tu equipo no es una carpeta de almacenamiento
Olvida la costumbre de guardar por defecto en el escritorio porque así lo encuentras antes, cuando tengas 100 iconos eso dejará de ser cierto.
Así que, yo, como lo hago, en el escritorio sólo tengo aquello en lo que estoy trabajando justo ahora y que no voy a dejar ni son proyectos a largo plazo.
Te creas una carpeta, donde tengas tus documentos almacenados de tus proyectos en proceso y de esa carpeta haces un único acceso directo, nada más.
Clave 2: Guarda todos tus archivos en un mismo lugar
Idealmente, deberías tener una partición en tu disco duro para archivos.
Es decir, tienes en la partición principal el sistema operativo y las aplicaciones y en la otra partición los archivos que almacenas o con los que trabajas, así, en caso de ecatombe, es menos probable que los pierdas.
Dicho esto, tener los archivos en una partición aparte no te evita tener que hacer copias de seguridad ¿ok? Las copias de seguridad son hiper-importantes.
Clave 3: Crea una estructura de carpetas clara y lógica para tí
Te recomiendo, primero que crees los grandes grupos que vayas a utilizar: Personal, Casa y Trabajo (por ejemplo).
Dentro de ellos, puedes crear las carpetas que te resulten útiles, te voy a poner un ejemplo, para que te hagas una idea.
Personal/Familiar:
- Documentación
- Fotografías familiares
Casa:
- Documentación
- Manuales y garantías
- Facturas
- Seguros
Trabajo:
- Claves
- Fotografías Microstock
- Webs
- Blogs
Ocio:
- Libros
- Cursos
Clave 4: Crea subcarpetas
Igual que hiciste la estructura de carpetas principal, piensa en cómo vas a dividirlas dentro, ya que cada categoría tiene distintas necesidades.
Por ejemplo, en la carpeta familiar, puedes crear una subcarpeta para cada miembro y en la de fotografías, crear carpetas por cada año.
En las de documentación o manuales, puedes crear carpetas por estancias de la casa.
Las relacionadas con el trabajo puedes ordenarlas por años y dentro de ellas, por carpetas alfabéticas o nombre de cliente, agencia…
Libros y cursos, pues por temática sería lo más sencillo.
Clave 5: Pon nombres autoexplicativos
Sobre todo teniendo en cuenta las 2 o 3 primeras palabras ya que serán las que veas al navegar por defecto.
Si todos tus presupuestos comienzan con la palabra Presupuesto, te va a llevar bastante trabajo localizar uno en concreto.
Clave 6: Si vas a utilizar fechas en el nombre, ponlas en formato AAMMDD
Es decir añomesdía.
Al ordenarlos por nombre vas a tenerlo también organizado por fecha y te resultará mucho más sencillo encontrar lo que buscas.
Clave 7: Guarda las modificaciones con su versión
Es decir, si tienes un archivo tipo «Proyecto cocina» y decides modificarlo (y quieres guardar el anterior) llámalo «240606_»Proyecto cocina_v2»
Así podrás tener un histórico con los cambios que vas haciendo.
Clave 8: Guarda los archivos en su ubicación definitiva y utiliza accesos directos para tenerlos a mano
¿A quién no le ha pasado que después de trabajar en un archivo ya no sabe si lo ha guardado o si no, o si lo ha modificado y después no lo ha vuelto a copiar?
Evita tener varias copias del mismo archivo en distintas carpetas, si quieres hacer copia del original por si acaso, guárdalo como _copia y cuando termines ya lo borrarás, pero no vayas creando duplicados en distintas ubicaciones porque luego es un lío.
Clave 9: Crea copias de seguridad al menos semanalmente
De nada nos sirve tenerlo todo súper organizado y que si le pasa una desgracia al ordenador, lo pierdas todo.
Yo tengo un NAS en casa, pero puedes utilizar un servicio de almacenamiento en la nube o la tradicional copia de seguridad en un disco duro externo.
La cuestión es hacerla 😉
